Questão de Direito Administrativo

Determinado órgão da administração pública federal passou por um processo de diagnóstico, após o qual foi implantado um sistema interno de gestão de documentos de arquivo. O primeiro setor envolvido nesse sistema tem como funções: receber os documentos enviados por outros órgãos, empresas e pessoas físicas; executar o registro de entrada; atribuir um número a cada um dos documentos e distribuí-los aos setores destinatários; controlar a movimentação dos documentos produzidos e distribuídos, no próprio órgão. Esse setor é, ainda, responsável pela guarda dos documentos produzidos pelos outros setores administrativos do órgão, enquanto estiverem em trâmite ou sendo consultados com freqüência. Os critérios de organização documental adotados estão indicados no instrumento chamado plano de classificação, estabelecido a partir do modelo do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Quando os documentos já não estão sendo usados pela administração, mas ainda podem estar vigentes do ponto de vista jurídico, devem ser encaminhados para outro setor de guarda. Ocorre, então, a transferência dos documentos para o setor intermediário, onde é feita uma listagem de controle dos documentos e da localização física de cada unidade de arquivamento. Neste setor, verifica-se, periodicamente, a necessidade de separar os documentos que já podem ser eliminados bem como aqueles que devem ser encaminhados para um terceiro setor de guarda, o arquivo histórico. Para poder fazer tal separação, elabora-se uma lista de arquivamento e de eliminação, em que constam os prazos de validade jurídica dos documentos, durante os quais os documentos devem ficar obrigatoriamente guardados. Após o fim dos prazos de vigência, alguns dos documentos são eliminados (por incineração ou fragmentação), enquanto outros, considerados valiosos, são transferidos para o arquivo histórico. No arquivo histórico, o arquivista responsável pelo setor reúne os documentos em fundos, fazendo um arranjo para cada fundo. Neste arquivo, existem o fundo documentos textuais, o fundo fotografias e o fundo multimídia. O arranjo do fundo documentos textuais tem como base a estrutura administrativa do órgão; o arranjo do fundo fotografias; a análise documentária das imagens; o arranjo do fundo multimídia tem uma subdivisão por mídia (fitas VHS, CD-ROMs, DVDs) e, dentro de cada uma, os documentos são organizados por tema e data de produção. Os documentos sob a guarda do arquivo histórico lá permanecem indefinidamente, pois não possuem prazos preestabelecidos para guarda ou descarte. Quando há problemas devido ao grande volume de documentos acumulados, que torna o espaço insuficiente, faz-se necessário microfilmar ou digitalizar parte dos documentos, o que possibilita a eliminação dos suportes em papel. Visando à preservação do acervo, o depósito do arquivo histórico teve todas as suas janelas lacradas e cobertas com cortinas, evitando-se a entrada de ar e luz solar. A ventilação necessária para a salubridade do ambiente de trabalho é feita por condicionadores de ar, o que permite controlar a taxa de umidade relativa do ar, o que é importante pois a umidade é prejudicial aos documentos. As medidas de controle ambiental procuram manter a temperatura em 18 ºC e a taxa de umidade em 30%. Acrescente-se que, no ambiente do arquivo, é proibido comer, beber e fumar.