Question

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Um Técnico Operacional em uma Gerência de Finanças de um órgão público identificou que o processo de Aprovação de Pedidos de Compras de Baixo Valor é excessivamente lento (tempo médio de 45 dias), envolve 7 intervenções manuais em diferentes setores e apresenta uma alta taxa de retrabalho (40% dos processos retornam por inconsistência). A principal causa é a falta de clareza no fluxo, a duplicação de checagens e a dependência de assinaturas físicas. Qual a sequência de ações de Organização e Métodos (O&M) mais estratégica e completa para racionalizar o trabalho e garantir a eficiência operacional de forma sustentável no contexto do serviço público?

Accepted Answer

E) Realizar reuniões semanais de alinhamento entre os setores envolvidos para promover a comunicação, manter o processo atual com ajustes pontuais nos formulários utilizados, e criar um grupo de trabalho para avaliar mensalmente os casos de retrabalho individualmente.

Answer

A) Aplicar o Estudo de Tempos e Movimentos em cada etapa do processo para otimizar o desempenho individual dos servidores e, em seguida, eliminar etapas que demandam assinatura de um chefe de seção, delegando essa autoridade a um supervisor para agilizar o fluxo.

Answer

B) Padronizar o processo com a criação de um Manual de Descrição de Cargos para todos os envolvidos, e aplicar o princípio da Alavanca Operacional para substituir as assinaturas manuais por carimbos, garantindo a celeridade.

Answer

C) Aplicar a Análise de Processos através do mapeamento detalhado, utilizar a Racionalização do Trabalho para propor o fluxo simplificado eliminando redundâncias e introduzindo um Ponto de Controle Único para validação documental, e, por fim, estabelecer Indicadores de Eficiência Operacional monitorados pelo Ciclo PDCA.

Answer

D) Contratar mais 3 servidores para absorver o excesso de volume de trabalho e aumentar em 50% o estoque de segurança dos itens de baixo valor, permitindo que as compras sejam realizadas em lotes maiores e com menos frequência, para reduzir a sobrecarga no processo.

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