Question

Em um órgão público estadual, observou-se que documentos importantes estavam sendo recebidos e expedidos sem registro formal e arquivamento adequado. Isso dificultava o acompanhamento dos processos, comprometendo prazos, rastreabilidade e segurança da informação. Considerando os princípios de protocolo e arquivamento de documentos, assinale a alternativa que apresenta a medida correta para corrigir os problemas identificados:

Accepted Answer

D) Armazenar documentos de forma improvisada, sem padronização ou classificação, considerando que a experiência dos servidores é suficiente para encontrar os registros.

Answer

A) Implantar um sistema de protocolo formal, registrando todos os documentos recebidos e expedidos com número, data, remetente, destinatário e assunto, e combinar isso com arquivamento organizado, garantindo rastreabilidade, segurança, controle e acessibilidade.

Answer

B) Manter o arquivamento informal e confiar na memória dos servidores, pois todos conhecem os documentos e conseguem localizá-los rapidamente quando necessário.

Answer

C) Registrar documentos apenas quando houver urgência, dispensando controle de protocolo e arquivamento para documentos de rotina, a fim de agilizar processos internos.

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