Question

A secretaria de uma unidade escolar identificou dificuldades na localização de documentos acadêmicos e no acompanhamento de correspondências recebidas e expedidas. Alguns registros de estudantes estavam arquivados sem critério uniforme, enquanto determinadas correspondências haviam sido encaminhadas aos setores responsáveis sem registro da data de recebimento, do destinatário ou da providência adotada. Diante da situação, a direção solicitou a reorganização dos procedimentos da secretaria. Considerando as técnicas de organização de registros e documentos acadêmicos e de controle de correspondências escolares, assinale a alternativa CORRETA.

Accepted Answer

C) Os documentos acadêmicos devem ser organizados segundo um critério previamente definido, de modo a facilitar sua localização e controle, enquanto as correspondências recebidas e expedidas devem possuir registros que permitam acompanhar sua entrada, destinação e encaminhamento.

Answer

A) Os documentos acadêmicos devem ser arquivados conforme a ordem de recebimento, pois esse procedimento assegura maior facilidade de localização, enquanto as correspondências podem ser encaminhadas diretamente aos destinatários quando apresentarem identificação suficiente.

Answer

B) O controle dos documentos acadêmicos deve concentrar-se na conservação física dos registros, enquanto o acompanhamento das correspondências escolares deve ocorrer preferencialmente por meio da confirmação verbal de seu recebimento pelos setores destinatários.

Answer

D) Os registros acadêmicos podem ser mantidos em diferentes formas de organização dentro da mesma unidade, desde que cada servidor conheça o critério utilizado, enquanto o controle de correspondências deve priorizar principalmente aquelas que exigem resposta administrativa.

Answer

E) A organização dos registros acadêmicos deve priorizar a separação dos documentos conforme sua origem, independentemente da finalidade administrativa do arquivamento, enquanto as correspondências expedidas podem ser dispensadas de registro quando houver confirmação de entrega.

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