Question

Uma Secretaria Municipal implantou recentemente um módulo eletrônico de protocolo para padronizar a expedição de correspondências oficiais. Apesar da modernização, o setor de atendimento identificou falhas recorrentes no fluxo de envio de ofícios e memorandos físicos, como: ausência de registro prévio no livro de expedição, inconsistência nos dados do destinatário, devolução de envelopes por erro de endereço e perda de prazos críticos para resposta. Diante desse cenário, a Controladoria Interna solicitou a revisão do procedimento para garantir rastreabilidade, segurança da informação e conformidade com as normas de gestão documental. Considerando boas práticas de expedição: incluindo registro, classificação, conferência de dados, definição do meio adequado e encaminhamento seguro, o procedimento que melhor atende ao princípio da rastreabilidade documental e reduz o risco de falhas é:

Accepted Answer

C) Efetuar o registro antes da expedição, conferindo dados essenciais (remetente, destinatário, identificação do documento, prazo, classificação), definindo o meio de envio mais adequado e assegurando comprovação de entrega, física ou digital.

Answer

A) Centralizar todas as expedições em um único servidor, eliminando a necessidade de controle documental, já que a responsabilidade passa a ser exclusivamente desse agente.

Answer

B) Registrar a correspondência somente após sua entrega ao setor responsável pelo transporte, assegurando que o registro reflita o momento exato em que o documento deixa a unidade de origem.

Answer

D) Realizar o registro no sistema apenas para documentos sigilosos, visto que a rastreabilidade integral só é exigida quando há riscos de divulgação indevida de conteúdo.

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