Question

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Um Técnico Operacional em uma Coordenadoria de Contratos de uma autarquia federal identificou que a rotina de recebimento e triagem inicial de processos de compras e contratações apresenta uma alta taxa de retrabalho (inconsistência de documentos em 30% das solicitações), gerando atrasos e riscos de auditoria. A principal causa é a ausência de um procedimento unificado de checklist e checagem de conformidade. Qual a proposta de intervenção de melhoria contínua mais eficaz e completa que integra a padronização da rotina e garante a sustentabilidade da otimização do procedimento administrativo?

Accepted Answer

B) Padronizar a rotina através da criação de um Manual de Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e um Checklist digital obrigatório de triagem, e aplicar o Ciclo PDCA (Plan-Do- Check-Act), utilizando métricas e taxa de retrabalho para monitorar e refinar o processo em ciclos definidos (Melhoria Contínua).

Answer

A) Realizar uma única auditoria interna para identificar as falhas e, em seguida, alterar o formulário de solicitação, exigindo a assinatura do Secretário da pasta em cada etapa do processo para aumentar a vigilância.

Answer

C) Substituir imediatamente a rotina manual por um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) de alto custo e, em seguida, aumentar o prazo de tramitação em 50% para compensar a ineficiência inicial.

Answer

D) Promover um treinamento intensivo de toda a equipe na rotina atual e instalar um sistema de monitoramento individual de produtividade para identificar e responsabilizar os servidores com mais erros.

Answer

E) Encaminhar todos os processos com inconsistências diretamente à assessoria jurídica para validação prévia, tornando essa etapa obrigatória, e estabelecer um rodízio semanal entre os técnicos para revisar manualmente os documentos antes do protocolo oficial.

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