Question

Durante o processo de transferência de acervo documental de uma secretaria municipal para o arquivo central, a equipe responsável identificou que parte dos documentos havia sido digitalizada sem critérios técnicos de autenticidade, que os originais físicos correspondentes haviam sido eliminados sem autorização formal, e que os documentos digitalizados não possuíam metadados de identificação nem certificação que garantisse sua integridade ao longo do tempo. Considerando as normas de gestão documental e as diretrizes do CONARQ para digitalização de documentos públicos, assinale a alternativa correta:

Accepted Answer

B) A digitalização de documentos públicos com fins de substituição do suporte físico exige a adoção de procedimentos que garantam a autenticidade, a integridade e a rastreabilidade dos documentos digitais, não sendo a simples conversão de formato condição suficiente para autorizar a eliminação dos originais, que depende de autorização formal e de cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos.

Answer

A) A ausência de metadados e de certificação nos documentos digitalizados pode ser suprida por declaração do servidor responsável pela digitalização, atestando que o conteúdo digital corresponde ao original físico, sendo esse procedimento suficiente para conferir validade jurídica aos documentos digitais produzidos.

Answer

C) A eliminação dos originais físicos após digitalização é procedimento regular, desde que os documentos já tenham cumprido os prazos de guarda previstos na tabela de temporalidade, sendo desnecessária qualquer formalização adicional quando a digitalização for realizada por servidor do próprio órgão.

Answer

D) A digitalização de documentos públicos, por si só, autoriza a eliminação dos originais físicos, pois o suporte eletrônico assegura a preservação das informações com nível de confiabilidade superior ao do suporte papel, dispensando procedimentos adicionais de autenticação ou certificação.

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