Question

Uma câmara municipal está implementando um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para melhorar o controle e o acesso aos arquivos digitais. O agente administrativo da recepção é responsável por realizar a digitalização e catalogação de documentos recebidos, garantindo que estejam disponíveis no sistema para consulta. Certo dia, o agente recebe: I.Um contrato licitatório com várias páginas e assinaturas manuscritas. II.Uma correspondência oficial em papel que precisa ser registrada e arquivada. III.Um documento confidencial que requer acesso restrito no sistema. Considerando as melhores práticas de GED, qual é a conduta mais adequada para o agente administrativo?

Accepted Answer

E) Digitalizar o contrato em alta resolução, registrá-lo com metadados claros no sistema, arquivar a correspondência oficial com os dados do remetente e destinatário, e aplicar restrições de acesso ao documento confidencial conforme o nível de segurança necessário.

Answer

A) Priorizar a digitalização do documento confidencial e enviá-lo para análise do setor jurídico antes de registrá-lo no sistema.

Answer

B) Catalogar e registrar apenas o contrato licitatório, pois os outros documentos podem ser armazenados fisicamente sem necessidade de digitalização imediata.

Answer

C) Digitalizar os documentos sem catalogação, arquivando-os diretamente em uma pasta genérica no sistema para que sejam organizados posteriormente.

Answer

D) Digitalizar todos os documentos em baixa resolução para economizar espaço no sistema, catalogar apenas o contrato licitatório e arquivar os demais documentos fisicamente.

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