Question

A secretaria de uma unidade escolar iniciou um processo de reorganização de seus documentos após constatar que diferentes conjuntos documentais vinham sendo armazenados segundo critérios distintos. Documentos referentes à vida escolar dos estudantes, registros administrativos, expedientes financeiros e documentos relacionados a projetos institucionais encontravam-se distribuídos entre arquivos físicos e digitais. Em alguns casos, documentos pertencentes ao mesmo conjunto estavam separados em locais diferentes; em outros, a ordenação adotada dificultava a localização das informações solicitadas pelos setores responsáveis. Para corrigir essas dificuldades, a equipe administrativa decidiu revisar os procedimentos de organização dos documentos, estabelecendo critérios de classificação e métodos de arquivamento compatíveis com as características dos conjuntos documentais e com as necessidades de consulta da instituição. A medida também buscou assegurar que diferentes servidores pudessem compreender e aplicar os mesmos critérios durante a inclusão, movimentação e recuperação dos documentos. Considerando a situação apresentada e os conhecimentos relacionados às técnicas de classificação e arquivamento de documentos escolares, assinale a alternativa CORRETA.

Accepted Answer

B) A classificação documental permite agrupar documentos segundo critérios previamente estabelecidos, enquanto o método de arquivamento define a forma de ordenação adotada para organizar esses documentos e facilitar sua localização.

Answer

A) A classificação documental deve utilizar necessariamente um único critério para todos os documentos da instituição, pois a utilização de critérios distintos compromete a uniformidade e impede a recuperação adequada das informações.

Answer

C) A escolha de um método de arquivamento determina, por si só, quais documentos pertencem a cada conjunto documental, tornando desnecessária a definição prévia de critérios para sua classificação.

Answer

D) A classificação documental consiste na definição da disposição física ou digital dos documentos no arquivo, enquanto o método de arquivamento corresponde à identificação dos documentos segundo sua natureza, finalidade ou conteúdo.

Answer

E) A adoção de métodos de arquivamento diferentes para conjuntos documentais de uma mesma instituição caracteriza falta de padronização, pois uma organização documental eficiente exige que todos os documentos sejam ordenados segundo o mesmo método.

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