Question

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Você está revisando o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). E identifica um processo judicial que, após trânsito em julgado e cumprimento, foi incorretamente mantido por 10 anos na Fase Corrente, devido à solicitação frequente de cópias pelas partes. A comissão de avaliação sugere a transferência do processo para a Fase Intermediária ou o descarte imediato. Com base nas noções de arquivologia, o ciclo de vida dos documentos e os princípios arquivísticos, qual a decisão mais correta e tecnicamente fundamentada a ser aplicada a este processo?

Accepted Answer

C) Transferir o processo para a Fase Intermediária (Arquivo Intermediário), pois sua frequência de uso é baixa, mas ele ainda possui valor probatório ou informativo (Valor Secundário), devendo ser preservado até que se cumpra o prazo de guarda estabelecido pela TTDD.

Answer

A) Descartar o processo imediatamente, pois o Princípio da Acumulação permite o descarte de qualquer documento após o prazo de guarda legalmente estabelecido. A necessidade de cópias pode ser atendida pela manutenção de um índice eletrônico simples.

Answer

B) Manter o processo na Fase Corrente por tempo indeterminado, pois a solicitação frequente de cópias atesta o valor secundário e a utilidade administrativa contínua, sobrepondose ao prazo estabelecido na TTDD.

Answer

D) Digitalizar o processo na íntegra para atender ao valor secundário e, em seguida, descartar o original físico, garantindo que o Princípio da Pertinência seja respeitado e eliminando a necessidade de manter o volume na Fase Intermediária.

Answer

E) Encaminhar o processo diretamente para a Fase Permanente, considerando que ele passou por decisão judicial definitiva e possui informações relevantes sobre o histórico institucional. A alta demanda por cópias demonstra seu valor histórico, não sendo mais necessário seguir os prazos da TTDD.

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