Question

Em um órgão público estadual, foram constatados problemas graves na gestão de documentos: perda de papéis importantes, arquivamento desorganizado, ausência de prazos de guarda e falta de padronização na classificação, codificação e tramitação. A administração deseja adotar medidas que garantam organização, segurança e eficiência na gestão documental. Considerando os princípios da arquivologia básica, avalie as alternativas sobre a ação adequada para resolver os problemas identificados e assinale a alternativa CORRETA:

Accepted Answer

A) Implantar um sistema de arquivos com critérios padronizados de organização, classificação e codificação, estabelecendo prazos de guarda, níveis de acesso e procedimentos de tramitação, garantindo rastreabilidade, preservação, segurança e eficiência na gestão documental.

Answer

B) Manter o arquivamento de documentos de forma improvisada, confiando apenas na memória dos servidores responsáveis, sem critérios padronizados de organização ou codificação, permitindo acesso informal e controle parcial dos registros.

Answer

C) Reduzir o volume de documentos eliminando arquivos antigos sem avaliação de seu valor administrativo, histórico ou fiscal, priorizando a liberação de espaço físico e o armazenamento rápido, independentemente das normas de arquivologia. 5

Answer

D) Armazenar documentos em caixas físicas sem padronização ou registro formal, considerando que a quantidade de arquivos é pequena e que a localização será resolvida pelo conhecimento individual de cada servidor no setor.

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