Excel: fórmulas e referências

Aula três de Informática para a Polícia Civil de Pernambuco: Excel, fórmulas e referências. Se você só tiver tempo para estudar um assunto de Informática, estude este. A cópia de fórmulas com o cifrão cai em quase toda prova. Hoje: como escrever uma fórmula, a ordem das operações, o que acontece quando você copia, e os erros que o Excel mostra.

Comece com uma planilha de material da delegacia: quantidade e valor de cada item. Para o total do colete, clique em D2 e digite: igual, B2 vezes C2. O Excel pinta cada célula citada com uma cor, e o resultado aparece: três mil e quinhentos. Agora o truque. Arrastando a alça de preenchimento, aquele quadradinho no canto, a fórmula desce para as outras linhas. E repare: o Excel não copiou B2 vezes C2. Ele ajustou para B3 vezes C3, e B4 vezes C4. Isso é a referência relativa.

Antes de copiar fórmulas, a ordem das operações, que segue a matemática. Primeiro a potência, com o acento circunflexo: dois ao quadrado, quatro. Depois multiplicação e divisão: três vezes quatro, doze. Por último, soma e subtração: dois mais doze, catorze. Os parênteses, quando aparecem, vêm antes de tudo.

Mas nem sempre você quer que a referência ande. Aqui, o desconto de dez por cento está numa célula só, a B5. Em C2, a fórmula é B2 vezes, abre parênteses, um menos B5. Funciona. Só que, ao copiar para baixo, o B5 também andou: virou B6 e B7, que estão vazias. O desconto sumiu das outras linhas. A solução é o cifrão. Escrevendo cifrão B cifrão 5, a referência fica travada. E agora, quando a fórmula desce de novo, o B2 vira B3 e B4, mas o cifrão B cifrão 5 fica parado. Essa é a referência absoluta.

Resumindo os quatro tipos. A1 é relativa: ao copiar, a coluna e a linha andam. Cifrão A cifrão 1 é absoluta: nada anda. E as mistas travam só uma parte. Cifrão A1 trava a coluna, e A cifrão 1 trava a linha. O cifrão trava o que vem logo depois dele. Um atalho útil: com o cursor na referência, a tecla F4 alterna entre os quatro tipos.

Na prova, o Cebraspe pede a fórmula depois da cópia. O jeito de resolver é contar o deslocamento. Copiando de C1 para C2, desceu uma linha: o A1 vira A2, e o cifrão B cifrão 1 fica igual. Copiando de C1 para D1, andou uma coluna para a direita: o A1 vira B1. E de C1 para D3: uma coluna e duas linhas. O A1 vira B3. A parte com cifrão nunca muda.

Questão um, no formato da prova. Em uma planilha do Excel, a célula C1 contém a fórmula igual A1 vezes cifrão B cifrão 1. Se o conteúdo de C1 for copiado para a célula C4, a fórmula em C4 será: A, igual A1 vezes cifrão B cifrão 1. B, igual A4 vezes cifrão B cifrão 1. C, igual A4 vezes cifrão B cifrão 4. D, igual D4 vezes cifrão B cifrão 1. E, igual A4 vezes B4. De C1 para C4: a coluna é a mesma, e desceu três linhas. Então o A1 tem que andar, e o cifrão B cifrão 1 não pode mudar. A coluna não mudou, então não há D4. E o cifrão não desaparece na cópia. A1 vira A4, e o cifrão B cifrão 1 fica: igual A4 vezes cifrão B cifrão 1. Gabarito, letra B.

Mais três símbolos que confundem. Os dois-pontos indicam um intervalo: SOMA de A1 dois-pontos A4 soma de A1 até A4, as quatro células. Já o ponto e vírgula separa itens: SOMA de A1 ponto e vírgula A4 soma só as duas, A1 e A4. E o ponto de exclamação aponta para outra planilha da mesma pasta: Planilha2 exclamação A1 é a célula A1 da Planilha2.

Questão dois. Ao digitar a fórmula igual dois mais três vezes dois elevado a dois em uma célula do Excel e pressionar Enter, o resultado exibido será: A, catorze. B, vinte. C, trinta e oito. D, sessenta e quatro. E, cem. Quem somou dois mais três primeiro chegou a vinte, que é o erro mais comum. Trinta e oito e sessenta e quatro aplicam a potência no lugar errado, e cem não segue nenhuma ordem. Potência, depois multiplicação, depois soma: catorze. Gabarito, letra A.

Por fim, os erros, que a banca adora descrever para você identificar. Cerquilha DIV barra zero: divisão por zero ou por célula vazia. Cerquilha NOME: o Excel não reconhece o nome da função, como SOMA escrita errado. Cerquilha REF: a fórmula aponta para uma célula que foi excluída. Cerquilha VALOR: tipo errado, como somar texto com número. Cerquilha N barra D: valor não encontrado, comum no PROCV. E várias cerquilhas seguidas não são erro: a coluna está estreita demais para o número.

Aquecimento rápido. Certo ou errado? Copiando a fórmula igual A1 uma célula para a direita, ela vira igual B1. Certo. A referência cifrão A cifrão 1 muda quando a fórmula é copiada. Errado. Ela é absoluta. Em A cifrão 1, a linha fica travada. Certo. O cifrão trava o que vem depois dele. Igual SOMA de A1 ponto e vírgula A5 soma as células de A1 até A5. Errado. O ponto e vírgula soma só A1 e A5.

E a última. Uma célula do Excel contém a fórmula igual B2 dividido por C2, e a célula C2 está vazia. Nessa situação, a célula com a fórmula exibirá: A, cerquilha DIV barra zero. B, cerquilha NOME. C, cerquilha REF. D, cerquilha VALOR. E, cerquilha N barra D. Não há nome de função errado, e a célula C2 existe, só está vazia. Também não há texto na conta nem busca de valor. Para o Excel, célula vazia vale zero numa divisão: cerquilha DIV barra zero. Gabarito, letra A.

Revisão relâmpago, para fixar. Toda fórmula começa com igual. Ordem: parênteses, potência, multiplicação e divisão, soma e subtração. Ao copiar, a referência relativa anda o mesmo tanto que a fórmula andou. O cifrão trava o que vem depois dele. Dois-pontos é até, ponto e vírgula é e. E os erros: DIV zero, NOME, REF, VALOR e N barra D.

Fechamos fórmulas e referências! Na próxima: as funções do Excel, como SOMA, MÉDIA, SE, CONT.SE e PROCV. As questões desta aula e o mapa mental estão de graça no link da descrição.